Service-BW & Digitalisierung

Digitalisierung in der Gemeinde Gaienhofen
Die Gemeinde Gaienhofen muss sich in einen Veränderungsprozess begeben, ihre Arbeitsweisen beleuchten, sich neu aufstellen und neu ausrichten, um die Herausforderungen des digitalen Wandels zu meistern und den Anforderungen der Bürgerinnen und Bürger gerecht zu werden. Dazu wird eine Digitalisierungsstrategie erstellt, in der Handlungsfelder, Ziele und Maßnahmen definiert werden. Die  Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden in die digitale Transformation eingebunden und können den Wandel mitgestalten.

Ein großes Projekt wird die Umstellung der analogen Aktenführung auf die elektronische Akte sein. Wie in der analogen Akte müssen in der E-Akte entsprechend den Anforderungen an eine rechtsstaatliche Aktenführung alle entscheidungsrelevanten Informationen zu einem Verwaltungsprozess unverfälscht enthalten sein.
Dabei muss ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem (DMS) zugrunde gelegt werden. Dies schafft die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für durchgängig digitale Verwaltungsprozesse. Die Gemeinde Gaienhofen verwendet hierzu bereits erfolgreich seit Jahrzenten das DMS Regisafe.

Digitaler Bürgerservice
Die elektronische Antragstellung wird den Bürgerinnen und Bürgern in Zusammenarbeit zwischen der Gemeinde Gaienhofen und dem Serviceportal Baden-Württemberg (www.service-bw.de) angeboten.
Zum Start oder zur Fortsetzung eines Antrags oder einer Anzeige werden sie aufgefordert, sich kostenfrei ein Servicekonto einzurichten oder sich mit ihrem vorhandenen Servicekonto anzumelden. Mit dem Servicekonto Baden-Württemberg kann man sicher mit der Verwaltung kommunizieren, zum Beispiel mit dem Bürgerbüro. Es können Online-Anträge eingereicht werden und Rückmeldungen werden sicher digital kommuniziert. Häufig genutzte Dokumente kann man im eigenen Dokumentensafe hinterlegen und sicher von überall abrufen.

Die Gemeinde Gaienhofen im Serviceportal BW

Die Gemeindeverwaltung bemüht sich, ihr Angebot an digitalen Services stetig zu verbessern. Hier gibt es einen Überblick, an was sie gerade arbeitet:

Digitaler Gemeinderat

Seit 2021 erfolgt die Gremienarbeit in Gaienhofen bereits digital über das sog. RIS (Ratsinformationssystem).
Das bedeutet, dass keine Sitzungsvorlagen mehr ausdgedruckt und verschickt werden müssen, sondern bequem über ein iPad abrufbar sind. Das spart nicht nur Ressourcen, sondern ist auch für die Gemeinderäte praktisch. Neue oder aktualisierte Vorlagen können noch kurz vor bzw. während der Sitzung heruntergeladen werden.

Außerdem können im Ratsinformationssystem Informationen wie öffentliche Tagesordnungen, Vorlagen und Sitzungsprotokolle eingesehen werden. Eine Suchfunktion macht eine gezielte Suche nach Informationen aus vergangenen Sitzungen möglich.